Allí estás, mirando fijamente esa hoja en blanco a la que quieres llenar de arte pero, no te sale ni una sola sílaba, ¿cierto?
Y sí, aunque tu idioma sea el español, las letras parecieran escaparse y burlarse de ti en toda tu cara… lo sabemos porque también nos ha pasado.
Un buen inicio sería hacer de esa petición tu musa, y el empujón restante te lo daremos nosotros, con unos cuantos tips que te van a permitir saber cómo hacer un oficio de solicitud sin tantos traumas.
¿Empezamos?
Agarra tu lápiz u ordenador y vamos con eso.
¿Para qué sirve un oficio de solicitud?
Ese tipo de documento protocolar que utilizan tanto las instituciones públicas como privadas, se le conoce como oficio.
Algunos organismos ya cuentan con un formato preestablecido y listo para ser llenado; sin embargo, otros prefieren un documento más personal y espontáneo.
Por lo general, el oficio de solicitud es requerido en diversas situaciones, bien sea:
- Enviar un comunicado.
- Coordinar acciones en un grupo determinado o hacer una invitación.
- Agradecimientos.
- Tratar asuntos administrativos.
O como en tu caso…
- Realizar una solicitud.
Así que, veamos cómo se hace.
¿Cómo se hace un oficio de solicitud?
Comencemos por aclarar que un oficio de solicitud no se maneja de la misma manera que una carta común.
En este caso se trata de un comunicado, cuyo propósito es recibir respuesta a una petición enviada a un ente, bien sea público o privado.
De esta forma requiere:
√ Un toque de formalidad, sin exagerar y haciéndose entender.
√ Convencimiento y emocionalidad.
√ Ser específico en los detalles, sin extenderse.
Ahora bien, cuando decidas que es el momento de comenzar a escribirlo, te recomendamos tomar en cuenta lo siguiente:
- Haz un esquema mental (o también escrito) de lo que quieres expresar y hacerle saber a esa persona con el fin de convencerle.
Escribe las palabras u oraciones que surjan, y no importa el orden, amplíalas un poco más y ya irá tomando forma. Luego solo tienes que ordenarlas, dándoles sentido, para luego continuar revisando y puliendo.
2. Cuida la ortografía y expresión, ya que al escribir las palabras de forma correcta y expresarte con respeto y empatía, estarás mostrando al receptor, quién está detrás de esa solicitud.
Así que ya sabes, si presentas dudas en alguna palabra, utiliza la tecnología como tu herramienta.
3. Intenta hacer los párrafos cortos, es decir, entre 2 y 3 líneas es lo más recomendable, así le resultará menos pesado leer cada una de las razones que expones.
Y, finalmente, toma en cuenta en todo momento cuáles son las partes en que debe estar estructurado tu oficio.
Partes de un oficio de solicitud
- Membrete
El cual incluye:
√ Fecha y lugar de expedición.
√ Datos de la persona a la que va dirigido.
√ Cargo e institución a la que representa.
- Tratamiento o saludo.
Saluda a la persona que recibirá la carta, y agrega en una línea el asunto que tratarás en el desarrollo del oficio.
- Exposición.
Aquí comienza la parte más importante, la sustancia de tu oficio, con la que transmitirás tus motivos.
Así que expónlos de manera clara y concisa.
Si aplicas los consejos que te indicamos arriba, de seguro lo expresarás muy bien.
- Cierre o despedida.
Recuerda cerrar la carta de manera cordial, siempre agradeciendo por el tiempo que la persona ha invertido en leerte, y la espera de respuesta, en caso de requerirla.
Utiliza la tercera persona, sé breve y amable.
Un Atentamente, se despide de usted o similares, vendría muy bien, y al final recuerda colocar tu nombre, firma y cargo (de ser necesario).
¿Complicado? ¡Para nada!
Así que, comienza a despertar a esa musa, plásmala en tu hoja y convénceles.